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關于做好 2019 年度檔案材料移交工作的通知
發布時間: 2020-05-12
集團各分子公司、建星建造各職能中心及各項目部：
為保障集團公司檔案的完整及時性，根據檔案管理工作安排及要求，集團檔案室開始接收 2019 年度的檔案資料。請各分、子公司各部門認真收集應歸檔的文件資料，及時整理移交集團檔案室，相關要求如下：
一、 歸檔移交范圍
請各單位及相關部門參照《檔案管理制度》要求，按照《公司檔案類目及保管期限表》(詳見附件 2)歸檔移交文書檔案、財務檔案、科技檔案等各類材料。
注：1、各部門對照歸檔范圍若有不相符之處，望及時反饋檔案室，以便修訂。2、新成立單位歸檔范圍尚末列入附件(2)中，相關部門可根據本部門實際情況，將檔案材料進行移交。
二、 歸檔整理與文件材料要求
(一)歸檔整理要求
1、各單位要高度重視、做好本單位檔案材料的收集、整理與移交工作，保證歸檔文件材料完整、齊全，任何單位和個人不得將應歸檔材料據為己有。
2、各部門兼職檔案員負責本部門檔案材料的收集、整理，確保檔案材料收集齊全、完整，并按時移交集團檔案室。
3、凡產生的文件材料涉及多個部門的，由主辦部門負責移交， 相關部門協助提供材料。
(二)歸檔文件材料要求
1、歸檔文件材料原則上為原件，不歸檔復印件(重要文件無原件的，可提供復印件，但須備注清楚原件去向及存檔地)。
2、歸檔文件材料應完整、準確，檔案整理過程中需逐(件)檢查，做到不缺項、不漏項，不要把屬于一個內容的檔案材料分割開或遺漏，特別是附件不能遺漏。
3、歸檔文件材料字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備。文件內容、格式應符合公文標準及專業文件編制規范。
4、移交材料(特別是上級批文、來文)若有電子掃描件請將電子版一并移交集團檔案室，并在移交清單中注明。
5、對于保密性較強的檔案材料，在移交時應加以說明。
三、 檔案移交手續
1、移交要求
檔案材料移交前，移交方需將電子目錄傳給集團檔案室相應的接收人審閱，審核通過后方可將紙質材料移交集團檔案室。檔案材料移交時，必須是兼職檔案員本人。
2、歸檔驗收
移交檔案時，交接雙方當面清點核對，按歸檔要求進行驗收，不符合要求的須退回整改，驗收合格后方可辦理移交手續。
3、移交手續
移交檔案材料時必須填寫《文件材料移交清單》(詳見附件三)，清單一式二份，內容較多的需加編頁號，經交接雙方簽字后各留一份備查。
四、歸檔移交時間
請各部門于 2020 年 6 月 30 日前完成 2019 年度的檔案移交工作。
五、聯系方式
各部門在檔案歸檔、整理、組卷和移交過程中若有問題，請及時與集團總部檔案室 205 室余苑香聯系，聯系方式：13536597800。
特此通知。
廣東建星控股集團有限公司
二〇二〇年五月九日